Prelucrarea datelor în Regix
Platforma aplică principiul minimizării, dar metadatele de registratură pot conține date cu caracter personal.
Operator și împuternicit
Instituția beneficiară stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor introduse în registratură și are, de regulă, calitatea de operator. ESDUM IT CONSULTING S.R.L. furnizează platforma și acționează în limitele contractului și ale instrucțiunilor documentate.
Date prelucrate
Regix poate prelucra numele expeditorului sau destinatarului, datele utilizatorilor instituției, obiectul documentului, observații, numere, date, traseu și jurnal tehnic. Platforma nu solicită încărcarea fișierului documentului.
Scop și temei
Datele sunt prelucrate pentru evidența registraturii, circuitul intern, control, securitate, suport și îndeplinirea obligațiilor contractuale. Temeiul concret pentru datele cetățenilor este stabilit de instituția beneficiară.
Retenție și ștergere
Perioadele de păstrare sunt stabilite contractual și prin politicile instituției. La încetarea serviciului, datele pot fi exportate și apoi șterse conform unei proceduri documentate, cu respectarea copiilor de siguranță și a obligațiilor legale.
Subîmputerniciți
Infrastructura utilizează servicii Cloudflare pentru Workers, D1, Durable Objects, Turnstile și R2. Lista actualizată și condițiile aplicabile se includ în documentația contractuală.
Drepturi și incidente
Solicitările persoanelor vizate se adresează instituției care a introdus datele. Incidentele sunt tratate potrivit procedurii contractuale de securitate și notificare.