Termeni și condiții de utilizare

1. Părțile și definițiile

Platforma Regix (denumită în continuare „platforma" sau „serviciul") este furnizată de ESDUM IT CONSULTING S.R.L., cu sediul în România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J29/269/2022, cod unic de înregistrare 45552277 (denumită în continuare „furnizorul"). Prin „entitate" se înțelege instituția publică sau persoana juridică ce contractează serviciul. Prin „utilizator" se înțelege persoana fizică ce accesează platforma pe baza unui cont alocat de entitate. Prin „administratorul entității" se înțelege utilizatorul cu drept de gestionare a conturilor și configurării entității.

2. Obiectul serviciului

Regix este o platformă integrată de administrare a documentelor, care asigură evidența de registratură, circuitul intern al documentelor, termenele și alertele asociate, evidența contractelor, rapoartele, redactarea asistată a unor documente și, opțional, stocarea atașamentelor. Funcționalitățile efectiv disponibile depind de tipul entității și de planul contractat. Furnizorul poate adăuga, modifica sau retrage funcționalități, cu păstrarea funcțiilor esențiale ale serviciului contractat.

3. Conturile și securitatea accesului

Conturile sunt nominale și sunt alocate de administratorul entității. Utilizatorul răspunde de confidențialitatea datelor de autentificare și de activitatea desfășurată prin contul propriu. Este obligatorie utilizarea unei parole conforme cerințelor platformei și, unde este activată, a autentificării în doi pași. Orice utilizare neautorizată suspectată trebuie semnalată fără întârziere administratorului entității. Sesiunile pot fi revocate, iar accesul poate fi suspendat în cazul unor tentative neobișnuite de acces sau al încălcării prezentelor condiții.

4. Utilizarea corectă a platformei

Utilizatorul se obligă să folosească platforma exclusiv în scopuri legitime, legate de activitatea entității, și să nu: încarce conținut ilegal sau care încalcă drepturile terților; încerce accesul neautorizat la date sau la conturile altor entități; perturbe funcționarea serviciului ori integritatea datelor; utilizeze mijloace automate de extragere a datelor în afara interfețelor puse la dispoziție. Entitatea răspunde de conformitatea conținutului pe care îl introduce în platformă cu legislația aplicabilă, inclusiv în materie de protecție a datelor cu caracter personal.

5. Conținutul entității

Datele și documentele introduse de entitate rămân proprietatea, respectiv rămân sub controlul entității. Furnizorul nu revendică drepturi asupra acestora și le prelucrează exclusiv pentru furnizarea serviciului, în condițiile Politicii de confidențialitate și ale acordului de prelucrare a datelor. Entitatea își păstrează responsabilitatea asupra exactității, legalității și actualizării conținutului propriu.

6. Funcțiile de redactare asistată (regiX AI)

Platforma include funcții de analiză și de redactare asistată a unor documente. Rezultatele acestor funcții — extrageri de date, proiecte de acte adiționale, documente constatatoare, oferte, rapoarte și altele asemenea — constituie proiecte de lucru. Acestea nu reprezintă consultanță juridică, fiscală sau de altă natură și nu angajează răspunderea furnizorului. Entitatea are obligația de a verifica integral conținutul generat înainte de utilizare; redactarea finală, aprobarea, semnarea și asumarea documentelor rămân în responsabilitatea exclusivă a entității. Datele marcate în rezultat drept necompletate trebuie completate de utilizator din evidențele proprii. Funcțiile asistate sunt supuse unor cote de utilizare, comunicate în aplicație, care pot fi ajustate contractual.

7. Stocarea atașamentelor

Atunci când entitatea alege să atașeze fișiere, acestea sunt stocate în spațiul dedicat entității, în limita cotei aferente planului contractat. Entitatea răspunde de conținutul fișierelor încărcate. La atingerea limitei de spațiu, încărcarea de fișiere noi poate fi restricționată până la eliberarea de spațiu sau extinderea planului.

8. Disponibilitatea serviciului

Furnizorul depune eforturi rezonabile pentru asigurarea unei disponibilități ridicate a serviciului. Pot interveni întreruperi planificate, pentru mentenanță, ori neplanificate, din cauze care nu țin de furnizor, inclusiv cele care privesc furnizorii de infrastructură. Furnizorul nu garantează funcționarea neîntreruptă sau lipsită de erori și va comunica, în măsura posibilului, întreruperile planificate.

9. Prețuri, facturare și durată

Condițiile comerciale — planul, numărul de utilizatori, durata și prețul — se stabilesc prin oferta acceptată și, după caz, prin contractul încheiat cu entitatea. Neplata la termen a sumelor datorate poate atrage suspendarea accesului, cu notificare prealabilă. Modificările de preț se comunică în avans și se aplică de la reînnoirea perioadei contractate.

10. Limitarea răspunderii

Serviciul este furnizat pentru administrarea documentelor entității; răspunderea pentru deciziile administrative, pentru conținutul documentelor și pentru respectarea termenelor legale revine entității. În limitele permise de lege, răspunderea furnizorului este limitată la prejudiciile directe, dovedite, și nu acoperă prejudiciile indirecte, pierderea de profit sau pierderea de date rezultată din utilizarea necorespunzătoare a serviciului. Nicio prevedere a prezentelor condiții nu înlătură răspunderea care nu poate fi exclusă potrivit legii.

11. Suspendarea și încetarea

Entitatea poate înceta utilizarea serviciului în condițiile contractuale convenite. Furnizorul poate suspenda sau înceta accesul în caz de încălcare a prezentelor condiții, de neplată ori de utilizare de natură să afecteze securitatea sau funcționarea platformei. La încetarea relației contractuale, entitatea are dreptul de a-și extrage datele într-un interval rezonabil, după care acestea pot fi șterse potrivit politicii de păstrare și acordului de prelucrare a datelor.

12. Modificarea termenilor

Furnizorul poate actualiza prezentele condiții pentru a reflecta modificări ale serviciului sau ale cadrului legal. Modificările semnificative se comunică prin mijloace rezonabile. Continuarea utilizării serviciului după intrarea în vigoare a modificărilor reprezintă acceptarea acestora.

13. Legea aplicabilă

Prezentele condiții sunt guvernate de legea română. Eventualele litigii se soluționează pe cale amiabilă, iar în lipsa unei soluții, de instanțele competente de la sediul furnizorului, dacă legea nu prevede altfel.

14. Contact

Pentru orice aspect legat de prezentele condiții, entitatea și utilizatorii pot transmite solicitări prin pagina de Contact sau la adresa contact@regix.ro.

Prezentul document are caracter informativ privind condițiile de utilizare a platformei și se completează cu oferta acceptată, cu contractul încheiat cu entitatea și cu acordul de prelucrare a datelor. În caz de neconcordanță, prevederile contractuale specifice prevalează.