Aceeași platformă utilizată de instituțiile publice, în configurație pentru societăți comerciale și organizații: registratură, contracte, ofertare și termene, într-un mediu de date propriu, găzduit în Uniunea Europeană. Se alege la crearea entității și nu necesită configurare suplimentară.
Numerotare unică, intrări și ieșiri, transmitere cu acceptare, lucru în echipă și finalizare, cu deținător clar și traseu complet pentru fiecare document. Corespondența devine o evidență ordonată: cine a primit, ce, când și cu ce confirmare.
Scadențarul contractelor cu alerte înainte de expirare, fișierele atașate fiecărei poziții și, pe baza contractului încărcat, redactarea asistată a actelor adiționale și a documentelor de etapă. Rezultatele sunt proiecte supuse verificării.
Societatea își constituie o bibliotecă de ofertare — oferte anterioare, liste de prețuri, descrieri de servicii. La o cerere nouă, regiX AI regăsește elementele relevante din documentele proprii și redactează oferta, folosind prețurile și formulările societății, nu date inventate.
Termene în zile calendaristice sau lucrătoare, cu evidența sărbătorilor legale, și alerte care se actualizează imediat ce lucrarea este soluționată. Documentele cu valabilitate și scadențele contractuale rămân sub control.
Fișierele documentelor pot fi atașate în spațiul dedicat companiei (regiX Cloud), cu previzualizare și contorizarea spațiului. Căutarea integrală acoperă obiect, conținut și părți, alături de căutarea strictă după numărul de înregistrare.
Fiecare operațiune este consemnată într-un jurnal protejat prin înlănțuire criptografică. Documentele emise pot fi verificate public printr-un cod, fără expunerea datelor personale ale destinatarului.
Modulele specifice administrației publice — garanțiile de bună execuție conform Legii nr. 98/2016, rapoartele prevăzute de Legea nr. 544/2001 și OG nr. 27/2002, categoriile de demnitate publică — nu apar în configurația pentru persoane juridice. Nucleul de registratură, termene, contracte, ofertare, atașamente și audit rămâne identic. Trecerea între cele două configurații se face la nivelul entității, fără intervenție din partea utilizatorilor.
Utilizarea serviciului este guvernată de Termenii și condițiile și de Politica de confidențialitate, care descriu rolurile părților în prelucrarea datelor, subîmputerniciții, durata de păstrare și drepturile persoanelor vizate. Pentru persoanele juridice, societatea rămâne operatorul datelor prelucrate în cadrul propriei activități, iar ESDUM IT CONSULTING S.R.L. acționează ca persoană împuternicită, în limitele instrucțiunilor documentate.
Pentru detalii privind configurarea unei entități de tip persoană juridică, condițiile de utilizare și integrarea în activitatea companiei, ne puteți contacta prin pagina de Contact.